النافذة الرابعة ITEM
حيث يمكن عن طريقها إنشاء أي حساب آخر ، وذلك من الأيقونة الخاصة بـ ITEM أو من قائمة VENDOR واختيار ITEM LISTحيث ستظهر علي الشكل التالي
حيث تتكون من
- من 6 أعمدة إيضاحية
1-NAME:- يوضح كود و اسم ITEM
2-DESCRIPTION :- يوضح وصف الـ ITEM و ذلك لما تم كتابته عند إنشاءه
3-TYPE :- و هو يوضح نوع ITEM لما تم إنشاءه أي هل مخزون أو ضريبة مبيعات أو خصم أو مصاريف أخري أو .....
4-ACCOUNT:- يوضح نوع الحساب و المتعلق به الـ ITEMفي دليل الحسابات
5-ON HAND :- توضح رصيد المخزون من الأصناف و ذلك في حالة إذا كان الـ ITEM مخزون
6-PRICE :- يوضح سعر أو قيمة أو نسبة الـ ITEM وذلك لما تم إنشاءه
من 3 قوائم منسدلة
أولا:- ITEM و تتكون من
1- NEW ستظهر الشاشة التالية
حيث يوجد بها
TYPE :- هو حقل أساسي حسب المراد إنشاءه حيث يمكن من خلاله إنشاء ما يلي و طبقا للاختيار ستتغير محتويات و بيانات NEW ITEM
1-SERVICE :- ***
2- INVENTORY PART وضع اكواد للمخزون
حيث ستظهر الشاشة كما يلي
تتكون من
1-ITEMNAME/NUMBER :- حيث يتم كتابة رقم الصنف ثم اسم الصنف.
2-SUBITEM OF :- بان يكون الصنف فرعي من صنف رئيسي ويتم عمل ذلك من تنشيط المربع والضغط علي السهم واختيار الصنف الرئيسي.
3-DISCRIPTION ON PURCHASE TRANSACTIONS :- وصف الصنف كما سيظهر في فاتورة المشتريات
4-DISCRIPTION ON SALES TRANSACTIONS :- وصف الصنف كما سيظهر في فاتورة المبيعات
5-COST :- وضع تكلفة سعر شراء ثابت حيث سيظهر في الفاتورة تلقائيا.
6-COGS :- اختيار حساب تكلفة المبيعات من دليل الحسابات حتي يستطيع البرنامج عمل قيد تكلفة المبيعات عن عملية البيع
7-PREFERRED VENDOR :- اختيار المورد المفضل الشراء منه
8-SALES PRICE :- تثبيت سعر بيع للصنف حيث سيظهر تلقائيا في فاتورة المبيعات
9-TAX CODE :- حيث هل الصنف خاضع لضريبة المبيعات أم لا وحسب الاختيار سيظهر في الفاتورة البيع في خانة TAX.
10-INCOME ACCOUNT :- اختيار حساب المبيعات من الدليل لربط عملية البيع به.
11-ASSEET ACCOUNT :- اختيار نوع حساب الأستاذ الخاص بالمخزون من دليل الحسابات.
12-REORDER POINT :- حيث يتم تدوين الكمية من الصنف التي عندها يجب اعدة طلب للشراء و سوف تظهر نقطة اعداة الطلب في تقرير المخازن –THE STOCK STATUS REPORT
13-ON HAND :- تعبر عن الرصيد الحالي للصنف
14-TOTAL VALUE :- و هي تعبر عن قيمة الالصنف من المخزون و ذلك في حالة اذا كان له رصيد اول المدة في حالة انشاء الشركة لاول مرة
3-NON- INVENTORY PART :- ***
4-OTHER CHARGE :-
تستخدم في حالة إضافة مصاريف علي الفاتورة أو إضافة ضريبة أرباح تجارية وصناعية (م39) والذي يقوم بتطبيقها البائع علي المشتري كما في فاتورة المبيعات.
الخطوات:
1- يتم الضغط علي ITEM ثم نختارNEW ثم يتم الضغط عليTYPE و نختارOTHER CHARGE
2-يتم و ضع كود في خانة ITEN NAME/NUMBER
3- يتم وضع وصف و الذي سيظهر في فاتورة البيع
4- وضع نسبة الضريبة
5-اختيار حساب الضريبة من دليل الحسابات من خانة ACCOUNT
6- هل هذه الضريبة خاضعة لضريبة المبيعات أم لا يتم ذلك من حقل TAX CODE وبالطبع غير خاضعة، وعليه ستظهر الشاشة كما يلي.
5-SUBTOTAL :- تستخدم في حالة وضع إجمالي داخل الفاتورة و يتم ذلك عن طريق يتم الضغط علي ITEM ثم نختار NEW ثم يتم الضغط علي TYPE ونختار SUBTOTAL
6-GROUP :- وذلك في حالة اختيار اكثر من ITEM مما تم انشاءه في وقت واحد ***
7-DISCOUNT :- تستخدم في حالة وجود خصم من الفاتورة كالخصم الخاص أو خصم ضرائب أرباح تجارية وصناعية لدي الغير(م37) كما في فاتورة المبيعات لنفترض إننا نريد إنشاء ضريبة خصم لدي الغير (م37) في فاتورة المبيعات فيتم إتباع الآتي.
الخطوات:
1- يتم الضغط علي ITEM ثم نختار NEW ثم يتم الضغط علي TYPE ونختار DISCOUNT.
2-يتم و ضع كود في خانة ITEN NAME/NUMBER.
3- يتم وضع وصف و الذي سيظهر في فاتورة البيع.
4- وضع نسبة الضريبة.
5-اختيار حساب الضريبة من دليل الحسابات من خانة ACCOUNT
6- هل هذه الضريبة خاضعة لضريبة المبيعات أم لا يتم ذلك من حقل TAX CODE وبالطبع غير خاضعة، وعليه سيظهر الشاشة كما يلي:
مما سبق ستظهر فاتورة المبيعات علي الشكل التالي
لاحظ أن
ظهور سطر للإجمالي والذي سبق إعداد من SUBTOTAL وكذلك ظهور ضريبة الإضافة والتي سبق إعدادها من OTHER CHARGE و كذلك ضريبة الخصم والذي طبقها المشتري والتي سبق إعدادها من DISCOUNT ولاحظ ظهور نسبة الضريبة بعلامة سالب لان هذا الشرط عبارة عن خصم من الفاتورة
8-PAYMENT :- عن طريقها يمكن استخدام اي حساب من الحسابات التي طبيعتها مدينة ويكون نوع الحساب BANK-ACCOUNTS RECEIVABLE-OTHER CURRENT ASSET
مثال استخدامها لتحصيل دفعة نقدا او بشيك في نفس فاتورة المبيعات او استخدامها في حساب ضرائب لدي الغير (م37) والتي قام المشتري بخصمها لتوريدها لمصلحة البائع.
الخطوات:
1- يتم الضغط علي ITEM ثم نختار NEW ثم يتم الضغط علي TYPE ونختار BAYMENT .
2-يتم وضع كود في خانة ITEN NAME/NUMBER.
3- يتم وضع وصف و الذي سيظهر في فاتورة البيع.
4-اختيار نوع الحساب من دليل الحسابات من خانة DEPOSIT TO كما بالشكل التالي.
9- SALES TAX ITEM :- حيث يتم وضع أكثر من نسبة لضريبة المبيعات في داخل الفاتورة
الخطوات:
1- يتم الضغط علي ITEM ثم نختار NEW ثم يتم الضغط عليTYPE ونختارSALES TAX ITEM.
2- يتم و ضع كود في خانة ITEN NAME/NUMBER.
3- يتم وضع وصف و الذي سيظهر في فاتورة البيع.
4- اختيار نوع الحساب من دليل الحسابات من خانة DEPOSIT TO.
5- وضع نسبة الضريبة في خانة TAX RATE.
كما بالشكل التالي:
10- SALES TAX GROUP :- ***
2-EDIT :- و ذلك في حالة التعديل و تماما كما في دليل الحسابات
3-DELETE :- و ذلك في حالة الحذف و تماما كما في دليل الحسابات
4-MAKE IN ACTIVE :- و تستخدم لإخفاء احد ITEM كما في إنشاء دليل الحسابات
5-SHOW ALL ITEM :- و تستخدم لإظهار ما تم إخفاءه كما في إنشاء دليل الحسابات
ثانيا:- ACTIVITIES
وهي عبارة عن بعض شاشات إدخال أساسية والتي تتعلق بـ ITEM والتي من الممكن الدخول عليها من هذه النافذة بدلا من الرجوع للقائمة الأساسية.
ثالثا:- REPORTS
وهي عبارة عن تقارير والتي من الممكن الدخول عليها من هذه النافذة بدلا من الرجوع لقائمة REPORTS.
CLASS
و يتم اظهارها في شااشات الادخال من خلال فتح قائمة EDIT ثم PREFERENCES ثم اختيار ACCOUNTING ثم COMPANY PREFERENCES ثم تنشيط USE CLASS TRACKING
و تستخدم كمراكز تكلفة مثل ربط الايرادات و المصروفات بالاقسام في الشركة مثل ايرادات قسم العيادة الخارجية او قسم الاشعة او قسم الجراحة او .......
و من الممكن انشاء CLASS من داخل شاشة الادخال نفسها و ذلك بالضغط علي السهم و اختيار ADD NEW حيث سيظهر الشكل التالي
و يتكون من
- CLASS NAME حيث يتم كتابة اسم التكلفة ( قسم اشعة ، عيادة خارجية ،...)
-SUBCLASS OF و ذلك في حالة وجود مركز تكلفة فرعي من مركز تكلفة اخر
امثلة اخري
- في حالة شركات المقاولات و ذلك لربط ما تم صرفه من اسمنت و حديد و خلافه بالعملية المنصرف اليها
- ربط المرتبات التي يتم صرفها بالادارات المختلفة (ادارة مالية ، ادارة تجارية ، ادارة المبيعات ،..)
شاشة إدخال القيد
GERNAL JORRNAL ENTRY
يتم فتحها عن طريق COMPANY ثم اختيار MAKE JOURNAL ENTRY ستظهر الشاشة التالية
المكونات
1-PREVIOUS استعراض القيود السابقة
2- NEXT استعراض القيود التالية
3- PRINT طبع القيود
4- DATE تاريخ القيد
5-ENTRY NO. رقم القيد و يسلسل تلقائيا
6- ACCOUNT :- اسم الحساب المراد إعداد قيد عليه
7-DEBIT قيمة الطرف المدين
8-CREDIT قيمة الطرف الدائن
9-MEMO شرح للقيد
10- NAME اسم المورد أو العميل مما يعني انه احد طرق السداد أو التحصيل تتم من شاشة إدخال القيود
11-CLASS عبارة عن مركز تكلفة
12-SAVE & CLOSE لحفظ القيد و إقفال شاشة إدخال القيود
13-SAVE & NEW لحفظ القيد و فتح قيد جديد في شاشة إدخال القيود
14-CLEAR لمسح محتويات شاشة إدخال القيود
الاستخدامات
1- عن طريق هذه الشاشة نستطيع إدخال أي من القيود فيما عدا قيد مشتريات البضاعة أو قيد المبيعات لأنه يجب في هذه القيود إدخال الصنف المشتراه أو الصنف الذي تم بيعه و هذا لا يتوفر في هذه الشاشة.
2- نستطيع عمل قيود سداد للموردين أو قيود تحصيل من العملاء و لكن يلاحظ هنا أن هذا السداد أو التحصيل لا يمكن ربطه بفاتورة الشراء أو فاتورة البيع و سنري كيف يتم ربط التسديدات أو التحصيلات بالفواتير فيما بعد.
عمليات الشراء
1- من خلال ENTER BILL وذلك في حالة الشراء علي الحساب أو الشراء مع سداد جزء نقدا أو السداد نقدا بالكامل أو السداد من خلال البنك.
2- من خلال CHECK وذلك في حالة الشراء مع السداد بشيك.
أولا :- من خلال ENTER BILL مع حالة الشراء مع إعداد أمر شراء مسبق
1-CREATE PURCHASE ORDERS :- إنشاء أمر الشراء وذلك من قائمة VENDORS
المكونات
1-PREVIOUS :-استعراض الأوامر السابقة.
2- NEXT:-استعراض الأوامر التالية.
3- PRINT :- طبع الأوامر.
4- FIND:- و ذلك للبحث عن أوامر الشراء حيث بالضغط عليها ستظهر الشاشة التالية.
حيث تتكون من
-VENDOR :- وذلك للبحث عن أمر الشراء طبقا للمورد وذلك بالضغط علي السهم واختيار المورد.
-DATE :- وذلك لتحديد الفترة المراد البحث خلالها علي أوامر الشراء.
-P.O. NO :- وذلك لتدوين رقم الأمر المراد البحث عنه.
-AMOUNT :- وذلك لتحديد قيمة أمر الشراء المراد البحث عنه.
و بتحديد ما سبق يتم الضغط علي FIND
5- SPELLING :- وذلك لتصحيح أخطاء الإملاء.
6- VENDOR :- حيث عن طريقها يتم اختيار اسم المورد المراد إعداد أمر شراء له.
7- CLASS :- و ذلك لربط المورد بـ CLASS ما و قد تم شرحه في الجزء الخاص بـ CLASS راجع هذا الجزء
8-SHIP TO :- حيث يتم تدوين مكان المراد شحن البضاعة له و يلاحظ وضع اسم الشركة تلقائيا.
9-TEMPLATE :- عن طريقها يتم تعديل شكل أمر الشراء سواء في ظهوره علي الشاشة أو في شكل طباعته و سيتم شرحها فيما بعد .
10-DATE تاريخ أمر الشراء.
11-P.O. NO. :- رقم أمر الشراء و يسلسل تلقائيا.
12-ITEM :- عن طريقه يتم اختيار كود الصنف.
13-DESCRIPTION :- وصف الصنف .
14-QTY :-الكمية المطلوبة.
15-RATE :- سعر الشراء و الذي من الممكن تثبيته عند إنشاء الصنف.
16-AMOUNT :- وهي حاصل ضرب الكمية في السعر (QTY × RATE ) و تظهر تلقائيا.
17-CUSTOMER :- ***
18-CLASS:- و ذلك لربط الصنف بـ CLASS ما و قد تم شرحه في الجزء الخاص بـ CLASS راجع هذا الجزء
19-MEMO :- و هي خانة للبيان
20-VENDOR MESSAGE :- و ذلك لكتابة رسالة ما للمورد و ستظهر عند طباعة امر الشراء
2- ENTER BILLS :- إنشاء فاتورة الشراء
استخداماتها:-
لإثبات المشتريات من البضاعة أو إثبات المشتريات من الأصول الثابتة أو إثبات المشتريات من المصاريف الأخرى.
و تشمل جزئين
الجزء الأول :-
1-ITEMS :- وهو في حالة شراء بضاعة حيث يدون بها الأصناف التي تم شراءها وذلك من حقل ITEM وستظهر الفاتورة علي الشكل التالي:
المكونات
1-PREVIOUS :-استعراض الفواتير السابقة
2- NEXT:- استعراض الفواتير التالية
3- FIND :- و ذلك للبحث عن فواتير الشراء و تماما كما في حالة أمر الشراء حيث يتم البحث عن طريق اسم المورد أو التاريخ أو رقم الفاتورة أو المبلغ أو كلاهما معا كما بالشكل التالي
4- BILL :- تستخدم في حالة الشراء
5-CREDIT :- تستخدم في حالة السداد للموردين راجع جزء التسديدات
6- A/P ACCOUNT :- و هو يعبر عن نوع حساب المورد هل موردين ام دائنون حيث من الممكن استخدام فاتورة الشراء لإثبات شراء أصول ثابتة
7- BILL RECEIVED :- في حالة تنشيطها تعني أن الفاتورة تم استلامها و بالتالي من الممكن سداد قيمتها للمورد و لكن إذا تم عدم تنشيطها ستتحول الفاتورة إلي ITEM RECEIPT ONLY و هذا يعني أن البضاعة تم استلامها فقط و لكن لم نستلم الفاتورة بعد و عليه لن نستطيع سداد قيمة الفاتورة للمورد كما بالشكل التالي
8- VENDOR :- حيث يتم عن طريقها اختيار المورد
9-DATE :- تاريخ فاتورة الشراء
10-BILL DUE :- تاريخ الاستحقاق
11- AMOUNT DUE:- الرصيد المستحق
12- TERMS :- عبارة عن شروط السداد و تماما كما في حالة إنشاء كود المورد
13- CLASS :- كما تم شرحه
14-ITEMS :- حيث يتم عن طريقها اختيار الأصناف
15-DESCRIPTION :- وصف الصنف
16-QTY :- الكمية المستلمة
17-COST :- سعر الشراء
18-AMOUNT:- و هي حاصل ضرب الكمية في السعر (QTY × COST )
19-CLEAR SPLITS :-***
20-RECALCULATE :-***
21-MEMO :- لوضع بيان
لاحظ أن عند وجود أمر شراء مسبق للمورد وعند اختيار هذا المورد في فاتورة الشراء ستظهر الرسالة التالية:
حيث تخبرك بوجود أمر شراء لهذا المورد فهل تريد استلام هذه الكمية وبالضغط علي YES ستظهر الرسالة التالية:
ومنها نختار كود المورد ثم نختار أمر الشراء وذلك بالضغط علي الأمر وعليه سيدرج بفاتورة الشراء و عليه سيظهر مفاتيح اضافيين.
1-SELECT PO :- و هي عبارة عن اختيار امر الشراء حيث ستظهر الشاشة السابقة
2-CLEAR QTYS :- عبارة عن حذف الكمية و اضافة الكمية المستلمة يدويا
3- SHOW PO :- عرض امر الشراء و المرتيط بهذه الفاتورة
4-TIME:-***
الجزء الثاني :-
2- EXPENSES :- وهو خاص بتسجيل بعض المصاريف والخاصة بالفاتورة ويجوز إدخال أي حساب آخر حيث يوجد جزء خاص ب ACCOUNT كضريبة المبيعات وضرائب الخصم والإضافة.
لاحظ أن هذا الجزء في حالة تسجيل المشتريات يمثل طرف مدين و لذلك عند اختيار حساب طرف دائن يجب كتابة المبلغ بعلامة سالب
مثال :-
في 5/1/2002 تم شراء عدد 100 جوال سكر سعر الجوال 100 جنيه علي الحساب من المورد شركة قها و قد تم سداد مصاريف نقل 100 جنيه في يوم 5/1/2002 نقدا مع وجود ضريبة مبيعات 10 % و ضريبة خصم 1%
طريقة إدخال الفاتورة
1- نظرا لان الشراء تم بالآجل لذلك سيتم إدخال عملية الشراء عن طريق ENTER BILLS وذلك بالضغط علي الأيقونة الخاصة BILL أو عن طريق VENDOR ثم ENTER BILLS حيث ستظهر الشاشة التالية
2- في الحقل الخاص بـ A/P ACCOUNT يتم اختيار حساب الأستاذ العام وهو الموردين
3- في الحقل الخاص بـ VENDOR يتم اختيار المورد قها
4- في الجزء الخاص بـ ITEMS يتم اتباع الاتي
5- في الحقل الخاص بـ ITEM يتم اختيار الصنف سكر
6- في الحقل الخاص بـ QTY يتم ادخال الكمية المشتراه وهي 100 وحدة
7- في الحقل الخاص بـ COST يتم ادخال سعر تكلفة الوحدة المشتراه وهي 100 جنيه
8- في الحقل الخاص بـ AMOUNT سيظهر اجمالي الفاتورة 10000 جنيه تلقائيا
9- في الحقل الخاص بـAMOUNT وبعد ظهور مبلغ 10000 جنيه يتم جمع 100 جنيه مصاريف النقل وعليه سيتغير الحقل الخاص بـCOST من 100 جنيه الي 101 جنيه.
10- في الجزء الخاص بـ EXPENSES يتم إتباع الآتي.
11- الحقل الخاص بـ ACCOUNT يتم اختيار حساب الصندوق
12- الحقل الخاص بـ AMOUNT يتم وضع مبلغ 100 جنيه بإشارة سالبة لأنه رصيد دائن حيث أن أصل جزء EXPENSES أصلا طرف مدين.
13- الحقل الخاص بـ ACCOUNT يتم اختيار حساب ضريبة المبيعات.
14- الحقل الخاص بـ AMOUNT يتم وضع قيمة ض.المبيعات بمبلغ 10000 جنيه.
15- الحقل الخاص بـ ACCOUNT يتم اختيار حساب مصلحة ضرائب من الغير.
16- الحقل الخاص بـ AMOUNT يتم وضع قيمة ض.الخصم بمبلغ 100 جنيه بالسالب لأنها طرف دائن حيث أن اصل جزء EXPENSES أصلا طرف مدين
ومما سبق سيأخذ الجزء الخاص بـ EXPENSES الشكل التالي وسيكون المستحق سداده للمورد مبلغ 10900 جنيه وهو عبارة عن الآتي
قيمة المشتريات 10000
ضريبة المبيعات 1000
ضريبة 1 % خصم 100
ـــــ
المستحق 10900
لاحظ أن
من الممكن عن طريق ENTER BILL أي عن طريق فاتورة الشراء سداد الفاتورة نقدا أو بشيك بان يتم اختيار حساب الصندوق أو حساب البنك و ذلك في الحقل الخاص بـ ACCOUNT في الجزء الخاص بـ EXPENSES ووضع القيمة بالسالب في الحقل الخاص بـ AMOUNT
ثانيا :- حالة الشراء مع السداد بشيك WRITE CHECKS : -
وهو عبارة عن الشراء مع السداد بشيك وهو تمام كما في فاتورة الشراء الاختلاف الوحيد فقط انه تم الشراء مع السداد بشيكات كما هو ظاهر في BANK ACCOUNT كما في الشكل التالي
المكونات
1- BANK ACCOUNT :- اسم البنك الصادر منه الشيك و يتم اختياره بالضغط علي السهم حيث ستظهر أسماء البنوك كما هي في دليل الحسابات و الذي تم إنشاءها من قبل
2-ENDING BALANCE :- و هو يعبر عن رصيد البنك الحالي
3-PAY TO THE ORDER OF :- حيث يتم اختيار الجهة المنصرف إليها الشيك و ذلك بالضغط علي السهم و اختيارها
4- باقي العناصر تماما كما في فاتورة المشتريات
المبيعات
تتم عن طريق :-
1- شاشة INVOICE و ذلك في حالة البيع بالاجل فقط
2- شاشة ENTER SALES RECEIPTS و ذلك في حال الشراء نقدا او بشيك
أولا :-INVOICE فاتورة المبيعات
وتأخذ الشكل التالي
المكونات
1-PREVIOUS استعراض الفواتير السابقة
2- NEXT استعراض الفواتير التالية
3-PRINT :- طبع الفاتورة
4-E.MAIL :-و ذلك في حالة إرسال الفاتورة بالبريد الالكتروني للعميل حيث بالضغط عليها ستظهر الشاشة التالية
5-SHIP :-***
6-FIND :- و هي طريقة للبحث عن الفواتير حيث بالضغط عليها ستظهر الشاشة التالية
المكونات
أ-CUSTOMER : JOB :- حيث يتم اختيار كود العميل
ب-DATE :- حيث يتم اختيار تاريخ بداية البحث و تاريخ نهاية البحث
ج- INVOICE :- اختيار رقم الفاتورة المراد البحث عليها
د-AMOUNTE :- المبلغ المراد البحث عليه
لاحظ أن في حالة عدم تدوين أرقام فواتير أو مبالغ سيتم البحث عن جميع الفواتير.
7-SPELLING :-***
8-HISTORY :-***
9-TIME/COSTS :-***
10- CUSTOMER : JOB :- اختيار كود العميل
11-ACCOUNT :- اختيار نوع حساب العميل
12-DATE :- تاريخ فاتورة البيع
13- INVOICE :- رقم الفاتورة
14-P.O. NO. :- رقم امر البيع
15-TERMS :- شروط التحصيل حيث الضغط علي السه و اختيار ADD NEW
16-ITEM :- اختيار كود الصنف المباع
17-DESCRIPTION :-***
18-QTY :- الكمية المباعة
19-RATE :- سعر الوحدة
20-AMOUNT :- اجمالي القيمة و هي حاصل ضرب QTY × RATE
21-TAX :- و تعني هل الصنف خاضع لضريبة المبيعات ام لا و بفتح السهم يتم اختيار الحالة
22-CUSTOMER TAX CODE :- تعني خضوع اجمالي الفاتورة لضريبة المبيعات ام لا
ثانيا :- شاشة ENTER SALES RECEIPTS
وذلك في حالة البيع نقدا أو بشيك وتأخذ الشكل التالي
تماما كما في فاتورة البيع بالأجل فيما عدا انه يتم إضافة حقل لطريقة السداد كما هو ظاهر يسار أسفل الفاتورة
1- GROUP WITH OTHER UNDEPOSITED FUNDS :- و هي تعني***
2- DEPOSIT TO حيث يتم اختيار حساب الصندوق او البنك
CREATE ESTIMATES ( مبيعات تقديرية)
تماما كما في أمر الشراء و ربطه بفاتورة المشتريات
المكونات
1- تماما كما في فاتورة المبيعات فيما عدا انه هنا يتم وضع سعر شراء في حقل COST و يتم وضع هامش الربح MARKUP و يوضع بنسبة مئوية مثلا 25%
2- لإنشاء الفاتورة فيما بعد يتم فتح CREATE ESTIMATES الخاص بالفاتورة ثم يتم الضغط علي CREATE INVOICE بالاعلي وستظهر الشاشة التالية:
حيث يوجد بها 3 اختيارات
الأول:- إنشاء فاتورة مبيعات بنسبة 100% من الكمية التقديرية
الثاني:- إنشاء فاتورة مبيعات بنسبة معينة من الكمية التقديرية
الثالث :- إنشاء فاتورة مبيعات حسب الكمية المباعة من الكمية التقديرية
وحسب الاختيار ستظهر فاتورة المبيعات كما بالشكل التالي
في حالة الاختيار الأول
في حالة الاختيار الثاني و بفرض وضع نسبة 50 %
التسديدات للجهات الخارجية
يمكن استخدام أكثر من شاشة للتسديد
1- من خلال MAKE JOURNAL ENTRY و ذلك لو كان التسديد بشيك أو نقدا
2- من خلالPAY BILL من قائمة VENDOR وذلك لو كان التسديد بشيك
3- من خلال فاتورة الشراء و تنشيط CREDIT
إذا تم السداد بالطريقة الأولي لن يتم ربط هذا التسديد بالفاتورة
إذا تم السداد بالطريقة الثانية BAY BILL سيتم ربط السداد بالفاتورة
الطريقة الأولي MAKE JOURNAL ENTRY
1-يتم اختيار الحساب من خانة ACCOUNT أي هل هو موردين أم مدينون أم دائنون
2- يتم تسجيل المبلغ المسدد في خانة DEBIT
3- يتم اختيار كود المورد من خانة NAME
4- يتم اختيار نوع حساب طريقة السداد هل صندوق ام بنك من حقل ACCOUNT
لاحظ أنه لا يوجد حقل لكي يتم ربط هذا التسديد بالفاتورة
الطريقة الثانية من قائمة VENDORS – BAY BILL
يمكن استخدامها في الاتي :-
اولا :- السداد للموردين أو الدائنين بشيكات.
ثانيا :- ربط الدفعات المسددة للموردين والدائنين والتي تمت من شاشة MAKE JOURNAL ENTRY بالفواتير.
المكونات
1-DUE ON OR BEFORE :- عبارة عن تحديد الفواتير المستحقة السداد حتي تاريخ معين طبقا لتواريخ استحقاق الفواتير
2-SHOW ALL BILLS :- إظهار جميع الفواتير بغض النظر عن التاريخ المدون بخانة DUE ON OR BEFORE
3-A/P ACCOUNT :- اختيار نوع حساب الأستاذ العام المراد البحث فيه بمعني حساب موردين أم حساب دائنون
4-SORT BILLS BY :-اختيار طريقة البحث
5- DATE DUE :- تاريخ استحقاق المبلغ و هو بالطبع تاريخ استحقاق الفاتورة
6-VENDOR :- اسم المورد
7- RE. NO. :- يمثل رقم الفاتورة أو طبقا لما تم كتابته في فاتورة الشراء في خانة REF NO
8- DISC. DATE :-***
9-AMT. DUE :- الارصدة التي لم يتم ربطها بالدفعات المسددة اي انها لا تعبر عن الارصدة الفعلية المستحقة للمورد
10- DISC. USED :-***
11-CREDITS USED :- القيمة المستخدمة من الدفعات المسددة و ربطها بخانة الارصدة التي لم يتم ربطها بالدفعات المسددة AMT. DUE
12-AMT. TO PAY :- المبلغ المسدد
13-GO TO BILL :- اظهار الفاتورة
14-SET DISCOUNT :-***
15-SET CREDITS :- عن طريقها يتم ربط الدفعات المسددة بالفواتير
16-PAYMENT ACCOUNT :- اختيار حساب البنك
17-PAYMENT METHOD :- اختيار طريقة الدفعة هل بشيكات ام CREDIT CARD
18-PAYMENT DATE :- اختيار تاريخ السداد
أولا :- السداد ويتم كما يلي :-
1- تدوين تاريخ استحقاق الفواتير المراد تسديدها لإظهارها أو اختيار SHOW ALL BILLS
2-A/P ACCOUNT :- اختيار نوع حساب الأستاذ العام المراد البحث فيه بمعني حساب موردين ام حساب دائنون
3- كتابة الدفعة المسددة في خانة AMU. TO PAY او بالنقر بجانب المورد في العامود الذي يسبق حقل DATE DUE ستظهر علامة و سيظهر قيمة الرصيد بالكامل و الموجود في خانة AMU. DUE في خانة AMU. TO PAY
4- اختيار حساب البنك من خانة PAYMENT ACCOUNT
5- كتابة تاريخ السداد في خانة PAYMENT DATE
ثانيا :- ربط الدفعات المسددة للموردين و الدائنين من شاشة MAKE JOURNAL ENTRY بالفواتير
مثال :- بفرض انه يوجد عدد 3 فواتير للمورد شركة العلمية للمخبوزات قيمة كل فاتورة 15000 جنيه و قد سداد مبلغ 20000 جنيه من شاشة MAKE JOURNAL ENTRY وبالتالي لم يتم ربط هذه الدفعة بالفاتورة و لكي يتم ربط هذه الدفعة بالفواتير يتم اتباع الاتي :-
1- يتم فتح شاشة BAY BILLS من VENDOR سيظهر بها جميع الأرصدة للموردين و التي لم يتم ربطها بالدفعات المسددة و ذلك في خانة AMT. DUE
لاحظ أن مبلغ 429235 جنيه هذا المبلغ لا يعبر عن الرصيد الفعلي للموردين و انما تمثل أرصدة الموردين و التي لم يتم ربطها بالدفعات المسددة
3- و بالنقر علي السطر الخاص بالمورد المراد ربط التسديدات السابقة به سيظهر عدد الدفعات التي لم تربط بعد بالفواتير في NUMER OF CREDIT و ستظهر قيمة الدفعات في TOTAL CREDITS AVAILABLE كما يلي عدد الدفعات 1 وقيمة الدفعة 20000 جنيه
4- و بالنقر بجانب المورد في العامود الذي يسبق حقل DATE DUE ستظهر علامة و سيظهر سداد الفاتورة بالكامل و الظاهرة في خانة AMT. DUE في خانة AMT. TO PAY و نظرا لأننا لا نريد سداد دفعة جديدة وإنما ربط الدفعة السابقة و التي تبلغ 20000 جنيه نقوم بالضغط علي SET CREDITS ستظهر الشاشة التالية:
حيث يظهر في خانة CREDIT AMT. الدفعات التي لم يتم ربطها بالفواتير و سيظهر في خانة AMT. TO USE ما تم استخدامه من هذه الدفعات في تصفية الفاتورة التي تم اختيارها في شاشة BAY BILLS
5- و بالضغط علي DONE ستظهر شاشة BAY BILLS علي الشكل التالي
والتي تفيد انه تم ربط مبلغ 15000 جنيه من الدفعة و البالغة 20000 جنيه في سداد الفاتورة التي تبلغ 15000 جنيه و سيظهر باقي الدفعة و البالغ 5000 جنيه في خانة TOTAL CREDIT AVAILABLE ، وباختيار فاتورة أخري وذلك بالنقر بجانب المورد في العامود الذي يسبق حقل DATE DUE ستظهر علامة كما في الشكل التالي
6- و بالضغط علي SET CREDITS ستظهر الشاشة التالية :
والتي تفيد انه تم ربط باقي الدفعة والبالغة 5000 جنيه بالفاتورة الثانية
7- وبالضغط علي DONE ستظهر شاشة BAY BILLS والتي تفيد انه تم ربط باقي الدفعة والبالغة 5000 جنيه بالفاتورة الثانية كما يظهر في خانة CREDITS USED وأن TOTAL CREDITS AVAILABLE (الدفعات المتاحة ) أصبح صفر كما يظهر سداد باقي الفاتورة و البالغ 10000 جنيه في خانة AMT. TO PAY وإذا كنا لا نريد سداد باقي الفاتورة فإننا نقوم بحذف مبلغ 10000 جنيه من خانة AMT. TO PAY.
لاحظ أن
أي قيمة تظهر في خانة AMT. TO PAY تعني أن هذه القيمة تسديد جديد للمورد.
الطريقة الثالثة من خلال فاتورة الشراء
كما بالشكل التالي
CREDIT و يتم ذلك بتنشيط -
اختيار المورد-
ACCOUNT- اختيار الحساب المسدد منه في خانة
AMOUNT يتم تسجيل المبلغ المسدد في خانة -
جزاكم الله خيرا على هدا المجهود لكن أين الصور في الشرح
ردحذفشكرا جزيلا لك
ردحذفولكن بحثت عن الجزء الثالث ولم اجدها ارجوا اعادتها