الجزء الأول فى شرح برنامجQuick Books

خطوات إعداد البرنامج
1- وضع الـ C.D. في الجهاز
2- الضغط علي الأيقونة الخاصة بـ SETUP.EXE والانتظار قليلا حتى تظهر الشاشة التالية حيث يجب كتابة KEY CODE وهو موجود في ملف S aNUmber.txt

3- ثم الضغط علي NEXT ستظهر الشاشة التالية

4- نقوم بالضغط علي OK ستظهر الشاشة التالية

و هي عبارة عن مكان تحميل البرنامج حيث EXPRESS مسار إجباري للتخزين
5- نقوم باختيار CUSTOM والضغط علي NEXT ستظهر الشاشة التالية وهي عبارة عن مكان تخزين البرنامج ومن الممكن تغير مكان التخزين من CHANGE



6- بالضغط علي NEXT ستظهر الشاشة التالية



7- بالنقر علي ACCEPT و الضغط علي NEXT ستظهر الشاشة التالية

8- بالضغط علي NEXT ستظهر الشاشة التالية



9- بالضغط علي NEXT ستظهر الشاشة التالية



و الانتظار قليلا حتى تظهر الرسالة التالية وهي تعني هل تريد عمل SHORTCUT علي DESKTOP




10- بالضغط علي YES ستظهر الشاشة التالية



11- بالضغط علي RESTART نكون قد انتهينا من إعداد البرنامج.

خطوات فتح شركة جديدة
- يتم فتح قائمة file ثم اختيار new company ستظهر شاشة كالتالي



هذه الشاشة تشمل علي مراحل إعداد الشركة المراد فتحها
المرحلة الأولي :- welcome وهي مرحلة تعريفية بالبرنامج حيث لا يتخللها أي أعدادات للشركة المراد فتحها ولذلك نقوم بالضغط علي مفتاح next عدة مرات حتى نتخطي هذه المرحلة
المرحلة الثانية :- company inf. وهي مرحلة تتطلب وضع معلومات خاصة بالشركة المراد فتحها حيث أول شاشة ستظهر بهذه المرحلة

حيث لا يوجد بها أي أعدادات
وبالضغط علي next ستظهر شاشة your company name حيث يطلب منك في الجزء الأول وضع اسم للشركة كما سيظهر بالفاتورة والقوائم والتقارير، الجزء الثاني وضع الاسم القانوني للشركة.
- بالضغط علي next ستظهر شاشة your company information حيث يطلب منك وضع
-address عنوان الشركة.
- city اسم المدينة.
- state وبالطبع ذلك طبقا للنظام الأمريكي.
- country حيث سيظهر 3 اختيارات u.s. – Canada – other
فإذا تم اختيار u.s. سيتم إعداد الشركة المراد فتحها طبقا للنظام الأمريكي ولذلك سنقوم بالاختيار other
- قم بتكملة باقي البيانات.
- وبالضغط علي next ستظهر شاشة there company information حيث يطلب منك وضع شهر لبداية السنة المالية للشركة و في الغالب تكون شهر يناير.
- وبالضغط علي next ستظهر شاشة select your type of business حيث يطلب منك اختيار نوع النشاط الخاص بالشركة المراد فتحها.
- وبالضغط علي next ستظهر شاشة setup tips for your business ولا يتخللها أي أعدادات.
- وبالضغط علي next ستظهر شاشة we re ready to create your company file now حيث يطلب منك الضغط علي next لإنشاء الشركة الجديدة و مكان تخزينها و يجب تخزينا علي مكان بعيد عن مكان تخزين البرنامج نفسه
حيث ستظهر شاشة save as وعليه يتم اختيار مكان التخزين و الضغط علي save و الانتظار قليلا حيث ستظهر الشاشة التالية:


وهي تشمل اختياريين الاختيار الأول
-do you want to use these accounts حيث إذا تم اختيار yes سيتم وضع دليل حسابات خاص بالمصروفات و الإيرادات كما هو موضح بجزء الخاص accounts، ولذلك من الأفضل اختيار no I d like to create my own
- ثم يتم الضغط علي next ستظهر شاشة accessing your company حيث يطلب منك وضع عدد المحاسبين المراد استخدامهم للبرنامج
- ثم يتم الضغط علي next ستظهر شاشة accessing your company :users and passwords ، حيث لا يتخللها أي أعدادات .
- ثم يتم الضغط علي next ستظهر شاشة company info completed حيث تعني أن هذه المرحلة قد انتهت إعدادها و بالضغط علي next ندخل علي المرحلة الثالثة في الإعداد
 المرحلة الثالثة :- preferences حيث ستظهر شاشة what are preferences وهي شاشة تعريفية لهذه المرحلة.
- ثم يتم الضغط علي next ستظهر شاشة inventory حيث يتم سؤالك هل الشركة المراد فتحها ستشتمل علي مخزون فإذا كانت تشتمل علي مخزون يتم اختيار yes.
- ثم يتم الضغط علي next ستظهر شاشة enabling inventory وهي تعني هل هذا المخزون سيتم إعادة بيعه وتخزينه حيث سيتم اختيار yes.
- ثم يتم الضغط علي next ستظهر شاشة sales tax وهي هل تريد تحصيل ضريبة مبيعات من العميل فإذا كان يتم اختيار yes.
- ثم يتم الضغط علي next ستظهر شاشة single or multiple sales tax rates و هي تعني هل هناك نسبة واحدة لضريبة المبيعات أم نسب مختلفة والأفضل اختيار أمر I collect multiple tax
- ثم يتم الضغط علي next ستظهر شاشة sales tax information حيث يطلب منك وضع اسم لضريبة المبيعات كما ستظهر بالتقارير وكذلك في المطبوعات ثم إدخال نسبة الضريبة ثم وضع اسم الهيئة الحكومية المحصلة لضريبة المبيعات.
- ثم يتم الضغط علي next ستظهر شاشة your invoice format حيث يتم اختيار شكل فاتورة البيع حيث يوجد 4 اختيارات 3 منهم حسب نوع النشاط ولا يجوز تعديلهم والاختيار الرابع custom شكل للفاتورة طبقا للبرنامج وجائز تعديله من داخل البرنامج.
- ثم يتم الضغط علي next ستظهر شاشة using q.b. for payroll حيث هل تريد وضع نظام للأجور و المرتبات أم لا حيث يتم اختيار yes.
- ثم يتم الضغط علي next ستظهر شاشة estimates حيث هل تريد وضع أرقام تقديرية لحركة البيع للعملاء أم لا وهذه حسب المراد.
- ثم يتم الضغط علي next ستظهر شاشة progress invoicing هل تريد إظهار الأرقام التقديرية بفواتير البيع.
- ثم يتم الضغط علي next ستظهر شاشة time tracking حيث هل تريد وضع سجل يبين عدد ساعات العمل لكل موظف.
- ثم يتم الضغط علي next ستظهر شاشة tracking segments of your business with classes وهي تعني هل تريد توزيع احد الحسابات علي مراكز تكلفة بمعني حساب مصروفات السيارات يتم توزيعه حسب classes
- ثم يتم الضغط علي next ستظهر شاشة two ways to handle bills and payment وهي تعني أن هناك طريقتين لشراء وسداد فاتورة الشراء أم الشراء والسداد الفوري أو الشراء و السداد لاحقا.
- ثم يتم الضغط علي next ستظهر شاشة reminders list.
- ثم يتم الضغط علي next ستظهر شاشة preferences completed وهي تعني إن هذه المرحلة قد انتهت.
 المرحلة الرابعة :- ستظهر شاشةunderstanding your q.b. Start date ولا يتخللها أي إعدادات.
- ثم يتم الضغط علي next ستظهر شاشة information for your start date ولا يتخللها أي إعدادات.
- ثم يتم الضغط علي next ستظهر شاشة choose your q.b. start date وهي إدخال تاريخ بداية النشاط.
- ثم يتم الضغط علي next ستظهر شاشة general section completed وهي تعني أن هذه المرحلة قد انتهت، بعد ذلك يتم الدخول علي المرحلة الأخري وهي تعريف أنواع حسابات الإيرادات والمصروفات ولذلك من الأفضل إعدادها من داخل دليل الحسابات ولذلك يتم الضغط علي مفتاح leave.

كيفية التعامل مع البرنامج
كما نعلم انه لكي يتم التعامل مع الحاسب الآلي يجب التعامل معه بأسلوب لا يختلف عليه اثنين فمثلا إذا تم التعامل مع الحاسب الآلي لتعريفه بحساب أوراق قبض عن طريق كتابة الاسم.
وبفرض أن الشركة بها 3 محاسبين فقد يحدث الآتي:-
- أن يقوم المحاسب الأول بكتابة اسم الحساب علي الشكل التالي أوراق قبض
- أن يقوم المحاسب الثاني بكتابة اسم الحساب علي الشكل التالي أوراق قبض
- أن يقوم المحاسب الثالث بكتابة اسم الحساب علي الشكل التالي أ وراق قبض
فنجد هنا أن في كل مرة تم كتابة اسم الحساب بطريقة تختلف عن الأخري فقد تم كتابة أوراق قبض مرة حرف( أ ) بهمزة ومرة أخري حرف( ا ) بدون همزة ومرة أخرى يوجد مسافة بين حرف (أ) والحرف (و) وبالنسبة للحاسب الآلي فقد فهم أن كل حساب مما سبق حساب مستقل عن الأخر علي الرغم من انه حساب واحد.
ولكن إذا تم التعامل مع الحاسب الآلي عن طريق أرقام فمثلا يتم وضع كود للحساب أوراق قبض ولنفترض الكود رقم 1500 والذي سيتم تعريفه به مسبقا وبالتالي في كل مرة يتم التعامل مع هذا الحساب سيتم كتابة الكود الخاص به وهو الرقم 1500 وهو الأمر الذي لن يختلف عليه أي محاسب حيث لا يوجد الرقم 1500 بأكثر من صورة.
وهذا هو الهدف من وضع اكواد لجميع الحسابات سواء حسابات أصول أو خصوم أو مصروفات أو إيرادات أو عملاء أو موردين أو مخازن
ولذلك سيتم استخدام الاكواد في أكثر من نافذة
 النافذة الأولي :- CHART OF ACCOUNT
وهو وضع اكواد للحسابات والتي ستظهر بقائمة المركز المالي و قائمة الدخل مثل حسابات الأصول والخصوم والمصروفات والإيرادات.
 النافذة الثانية :- VENDOR LIST
وهو وضع اكواد للموردين و الدائنين
 النافذة الثالثة :- CUSTOMER:JOP LIST
و هي وضع اكواد للعملاء و المدينين.

 النافذة الرابعة :- ITEM
وهو وضع اكواد للمخازن أو إنشاء اكواد لنسب ضريبة المبيعات أو الخصم والإضافة و.....
النافذة الأولي
دليل الحسابات CHART OF ACCOUNT
 الهدف :- وضع اكواد لجميع حسابات قائمة المركز المالي وقائمة الدخل حيث سيتم التعامل مع هذه الحسابات عن طريق هذه الاكواد
 كيفية وضع الاكواد:- من الأفضل وضع اكواد بطريقة مرتبة و منظمة بحيث من السهل حفظها و الوصول لها بسرعة و التي تختلف من شركة لاخري فهيا بنا نتعرف علي احد طرق التكويد.
- المستوي الأول (الحسابات الرئيسية):-
بان نضع مثلا للأصول بصفة عامة كود رقم 1 - الخصوم كود رقم 2 – المصروفات كود رقم 3 – الإيرادات كود رقم 4
- المستوي الثاني الحسابات الفرعية للمستوي الأول:-
فمثلا الأصول الثابتة هي حساب فرعي من الأصول بصفة عامة ولذلك يتم وضع الكود الرئيسي ثم الكود الفرعي والخاص بالأصول الثابتة كما يلي 1 الأصول 1 الأصول الثابتة أي يتم كتابته كما يلي:
الأصول الثابتة 11
الأصول المتداولة 12 و هكذا (13- 14 -15-16-17-18-19)
- المستوي الثالث الحسابات الفرعية للمستوي الثاني:-
فمثلا الأراضي وبفرض وضع كود رقم (1) وهي حساب فرعي من الأصول الثابتة (11) والأصول الثابتة هي حساب فرعي من الأصول (1) ولذلك يكتب كود الأراضي كما يلي
1 أصول 11 أصول ثابتة 111 أراضي أي يتم كتابته كما يلي
أراضي 111 - مباني 112 - آلات 113 - وسائل نقل 114 و هكذا
 لاحظ أن المستوي لا يستوعب أكثر من 9 حسابات وإذا كنا نريد فتح أكثر من 9 حسابات في المستوي نجعل المستوي بدايته من كود رقم 01- 02-03-04-05-06-07-08-09-10-11-12-13 و هكذا و بفرض جعل المستوي الثالث يستوعب اكثر من 9 حسابات سياخذ الشكل التالي
اراضي1101- مباني1102- آلات 1103- وسائل نقل 1104-......- 1115
و هكذا لباقي حسابات قائمة المركز المالي وقائمة الدخل
 لاحظ أن ترتيب الحسابات في قائمة المركز المالي وقائمة الدخل يرتب أولا حسب نوع الحساب الذي تم توصيفه به ثم تصاعدي حسب الاكواد.
 لاحظ أن من الممكن وضع اي اسلوب لتكويد الحسابات
 طريقة استدعاء دليل الحسابات
1- بالضغط علي الأيقونة الخاصة به ACCNT
2- من قائمة COMPANY و اختيار CHART OF ACCOUNT
3- باستخدام مفاتحي CTRL + A حيث سيظهر علي الشكل التالي


 المكونات : تتكون من - 3 أعمدة إيضاحية وهي:
1-NAME حيث توضح كود و اسم الحساب
2-TYPE حيث توضح نوع الحساب لما تم اختياره عند إنشاء الحساب
3-BALANCE حيث يوضح الرصيد الحالي للحساب
- 3 قوائم منسدلة وهي A CCOUNT- ACTIVITIES – REPORTS كما هو ظاهر بأسفل الشاشة السابقة
أولا:-ACCOUNT و تشتمل علي الأتي

1- NEW :- عبارة عن إضافة حساب جديد و يأخذ الشكل التالي



 نلاحظ من الشاشة السابقة انه لا يوجد حقل لرقم الحساب ولذلك سيتم كتابة كود الحساب أولا في خانة NAME ثم كتابة اسم الحساب كما من الممكن وضع اسم الحساب فقط بدون كود الحساب
 ملحوظة:- من الممكن تغير الشاشة السابقة لتظهر حقل لكود الحساب و ذلك من قائمة EDIT ثم PREFERENCES ثم نختار ACCOUNTING ثم PREFERENCES COMPANY ستظهر الشاشة التالية و منها نقوم بتنشيط USE ACCOUNT NUMBER ثم OK


و عليه ستظهر شاشة NEW ACCOUNT علي الشكل التالي لاحظ ظهور حقل NUMBER


المكونات
1-TYPE :- عبارة عن نوع الحساب وأنواع الحسابات تنقسم إلي الأتي طبقا للنظام الأمريكي

BANK:- عبارة عن حسابات البنوك
ACCOUNTS RECEIVABLE:- عبارة عن حسابات التحصيل مثل العملاء و المدينون
OTHER CURRENT ASSET:-عبارة عن أصول أخري متداولة مثل الصندوق
FIXED ASSET:- عبارة عن الأصول الثابتة
OTHER ASSET:- عبارة عن أصول أخري مثل شهرة المحل
ACCOUNTS PAYABLE:-عبارة عن حسابات السداد مثل الموردين و الدائنين
CREDIT CARD:-عبارة عن بطاقات الائتمان
OTHER CURRENT LIABILTY:-عبارة عن التزامات أخري متداولة
LONG TERM LIABILTY :-عبارة عن التزامات طويلة الأجل
EQUITY:- عبارة عن حقوق الملكية
INCOME:-عبارة عن الإيرادات و التي تظهر قبل تحديد مجمل الربح
COST OF GOODS SOLD:- عبارة عن الحسابات التي تدخل في تحديد تكلفة المبيعات
EXPENSE:- عبارة عن المصروفات التي تظهر بعد تحديد مجمل الربح
OTHER INCOME :- عبارة عن إيرادات أخري و التي ستظهر بعد تحديد صافي ربح النشاط
OTHER EXPENSE :- عبارة عن مصروفات أخري و التي ستظهر بعد تحديد صافي ربح النشاط
2-NUMBER:-عبارة عن وضع كود للحساب والذي يختلف من شركة لاخري
3-SUBACCOUNT OF:- عبارة عن هل للحساب المراد فتحه حساب رئيسي مرتبط به فلنفترض انه تم إنشاء حساب رئيسي للمصروفات العمومية و تم إنشاء حسابات لمصروفات الكهرباء و المرتبات و الضيافة و الانتقالات و لذلك عند فتح الحسابات السابقة سيتم ربطها بالحساب الرئيسي و هو المصروفات العمومية بان نقوم بتنشيط المربع الموجود بجانب SUBACCOUNT OF ثم نقوم بفتح السهم الذي يوجد بجانب SUBACCOUNT OF ثم نختار الحساب الرئيسي وهو المصروفات العمومية كما بالشكل التالي:

 لاحظ أن شاشة NEW ACCOUNT تتغير طبقا لـTYPE فإذا كان EXPENSE
ACCOUNTS RECEIVABLE – ACCOUNTS PAYABLE- INCOME - OTHER EXPENSE – COST OF GOODS SOLD فلن يظهر حقل OPENING BALANCE لأنه لا يوجد لهذه الحسابات أرصدة افتتاحية حيث يستخدم هذا الحقل عند إنشاء شركة جديدة لأول مرة ونريد وضع أرصدة افتتاحية لها
 لاحظ أن الأرصدة الافتتاحية لكل من ACCOUNTS RECEIVABLE- ACCOUNTS PAYABLE ( الموردين و العملاء) يتم أدراجها من خانة إنشاء كود المورد أو العميل
فإذا كانت للحسابات أرصدة افتتاحية ستظهر الشاشة السابقة كما يلي



4-ACCOUNT IS INACTIVE :- و هو عبارة عن جعل الحساب مخفي من الدليل و بالتالي لا يظهر عند استخدام الدليل لعمل أي إدخالات
5- DISCRIPTION:- وصف للحساب المنشأ
6- NOTE:- عبارة عن وضع ملاحظات و تظهر في بعض أنواع الحسابات مثل الأصول الثابتة
7-NAME:- عبارة عن اسم الحساب
8-OPENING BALANCE :-وهو عبارة عن الرصيد الافتتاحي عند استخدام البرنامج لأول مرة
2-EDIT :- عبارة عن تعديل في احد الحسابات و تأخذ نفس شكل NEW ACCOUNT
الطريقة :- أ- يجب الوقوف علي الحساب المراد تعديله في دليل الحسابات كما هو ظاهر بالشكل التالي لحساب البنك الأهلي
ب- يتم اختيار EDIT
جـ- نقوم بالتعديل ثم نقوم بالضغط علي OK



3-DELETE :- عبارة عن حذف لأحد الحسابات
الطريقة :- أ- يجب الوقوف عليه من دليل الحسابات
ب- يتم اختيار DELETE
فإذا كان الحساب لا يوجد عليه حركات ستظهر الشاشة التالية
جـ- نقوم بالضغط علي OK


إذا كان الحساب عليه حركات ستظهر الرسالة التحذيرية التالية


و هي تعني أن الحساب له رصيد أو تم عمل قيد عليه إلا انه من الممكن إخفاءه فقط من دليل الحسابات و ذلك بالضغط علي MAKE INACTIVE
4-MAKE IN ACTIVE :-عبارة عن جعل احد الحسابات مخفي من الدليل.
الطريقة :- يجب الوقوف عليه من الدليل ثم اختيار MAKE IN ACTIVE
5-SHOW ALL ACCOUNT:- لعرض جميع الحسابات التي تم عمل لها MAKE IN ACTIVE
حيث سيظهر بجانب الحساب علامة × كما يلي لاحظ حساب الموردين
 لاحظ عند استخدام SHOW ALL ACCOUNT سيحل محل منها HIDE IN ACTIVE ACCOUNT و ذلك لاستخدامها مرة أخري لإخفاء الحسابات التي تم إخفاءها

ولجعل الحساب يظهر مرة أخري يتم الوقوف عليه و اختيار MAKE ACTIVE أو الوقوف علي العلامة التي بجانب الحساب و الضغط بالماوس.
6-HIERARCHICAL VIEW :- تستخدم لجعل الحسابات الفرعية تظهر أسفل الحساب الرئيسي في سطور جديدة
7-FLAT VIEW :- تستخدم لجعل الحساب الفرعي يظهر بجانب الحساب الرئيسي علي نفس السطر
ثانيا:- ACTIVITIES
وهي عبارة عن بعض شاشات إدخال أساسية والتي من الممكن الدخول عليها من CHART OF ACCOUNT بدلا من الرجوع للقائمة الأساسية
ثالثا:- REPORTS
و هي عبارة عن تقارير و التي من الممكن الدخول عليها من CHART OF ACCOUNT بدلا من الرجوع لقائمة REPORTS
 ملحوظة هامة :- من الممكن إنشاء دليل الحسابات من شاشات الإدخال نفسها وذلك من حقل ACCOUNT و اختيار ADD NEW


النافذة الثانية VENDOR LIST
وضع الاكواد للموردين
وذلك من الأيقونة الخاصة بـ VEND أو من قائمة VENDORS واختيار VENDOR LIST حيث ستظهر علي الشكل التالي


حيث تتكون
- من 3 أعمدة إيضاحية
1-NAME :- وهو عبارة عن اسم المورد وكود المورد
2-BALANCE :- عبارة عن الرصيد الحالي للمورد
3-NOTES :- عبارة عن وضع أي ملاحظات خاصة بهذا المورد حيث يتم الوقوف علي السطر الخاص بالمورد المراد وضع ملاحظات له ثم يتم الوقوف بالماوس علي نفس السطر في عامود NOTES حيث سيتحول مؤشر الماوس لشكل المفكرة ثم يتم النقر بالماوس مرتين متتاليتين سيظهر الشكل التالي: NOTEPAD

حيث تتكون من
-DATE STAMP :- حيث بالضغط عليه سيتم وضع تاريخ الملاحظة في المربع الخاص بالملاحظات
- مربع خاص بكتابة الملاحظات الخاصة بهذا المورد و بالضغط علي OK ستظهر علامة المفكرة بجانب حساب المورد
-NEW TO DO :- رسالة تذكيرية حيث بالضغط عليها سيظهر الشكل التالي

حيث يتم الرسالة التذكيرية و اختيار التاريخ المطلوب للتذكير بالرسالة ثم يتم الضغط علي OK و عليه في كل مرة سيتم فتح البرنامج سيظهر نافذة REMINDERS و بالضغط Uلي TO DO NOTES سيظهر الشكل التالي

 ملحوظة هامة :- لن تظهر علامة المفكرة كما في NOTEPAD
- 3 قوائم منسدلة
أولا :- VENDOR وتنقسم إلي:
1-NEW :- تعني إنشاء مورد جديد و تأخذ الشكل التالي:


و تتكون من
بيانات أساسية
1-VENDOR NAME :- عبارة عن رقم الكود يليه اسم المورد الخاص به
2-OPENING BALANCE :- وضع رصيد افتتاحي للمورد و ذلك إذا كانت الشركة تنشا لأول مرة و للمورد رصيد افتتاحي ثم وضع تاريخ الرصيد الافتتاحي في AS OF

ADDRESS INFO
وهي بيانات اختيارية لا تؤثر علي إنشاء حساب المورد

ADDITIONAL INFO
كما بالشكل التالي

وهي بيانات إضافية للمورد مثل
1-ACCOUNT NUMBER :- عبارة عن كود المورد
2-TYPE :- وضع تصنيف للموردين حيث بالضغط علي السهم و اختيار ADD NEW سيظهر الشكل التالي

حيث يتم تصنيفه في VENDOR TYPE و إذا كان لهذا التصنيف تصيف آخر فرعي منه يتم ذلك من SUBTYPE حيث يتم تنشيطه و الضغط علي السهم و اختيار ADD NEW حيث سيظهر الشكل السابق مرة أخري.
3-TERMS :- و هي عبارة عن وضع شروط للسداد للمورد حيث بالضغط علي السهم و اختيار ADD NEW سيظهر الشكل التالي
حيث ينقسم إلي اختياريين

STANDARD:-
-NET DUE IN:-عبارة عدد أيام سداد صافي الفاتورة في حالة عدم الحصول علي الخصم النقدي
-DISCOUNT PERCENTAGE IS :- عبارة عن نسبة الخصم النقدي
-DISCOUNT OF PAID WITHIN:-عبارة عدد أيام فترة السماح للحصول علي الخصم النقدي
 لاحظ انه من الممكن استخدام نفس الشاشة السابقة من شاشة إدخال فاتورة المشتريات نفسها
4-CREDIT LIMIT :- وضع حد ائتماني للمورد و عند تخطي هذا الحد الائتماني ستظهر الرسالة التالية في حالة تخطي فاتورة المورد هذا الحد الائتماني


5-TAX ID :- هذا الحقل لن نستخدمه لأنه له علاقة بنظام الضرائب الأمريكي
6-DEFINE FIELDS :- وذلك في حالة إضافة بيانات أخري جديدة حيث بالضغط عليها سيظهر الشكل التالي

- يتم كتابة البيان المراد اضافته في الجزء الخاص بـ LABLE
- و بتنشيط المربع الخاص بـ VENDOR سيتم اضافة حقل جديد في الجزء الخاص بـ CUSTOM FIELDS
- و اذا تم تنشيط المربع الخاص بـ CUSTOMER : JOP سيظهر هذا الحقل ايضا عند انشاء كود العميل
2-EDIT :- و تستخدم في التعديل كما في إنشاء دليل الحسابات
3-DELETE :- وتستخدم للحذف كما في إنشاء دليل الحسابات
4-MAKE IN ACTIVE :- وتستخدم لإخفاء احد الموردين كما في إنشاء دليل الحسابات
5-SHOW ALL VENDOR :- وتستخدم لإظهار ما تم إخفاءه كما في إنشاء دليل الحسابات
ثانيا:- ACTIVITIES
وهي عبارة عن بعض شاشات إدخال أساسية والتي تتعلق بالموردين والتي من الممكن الدخول عليها من هذه النافذة بدلا من الرجوع للقائمة الأساسية
ثالثا:- REPORTS
وهي عبارة عن تقارير والتي تتعلق بالموردين والتي من الممكن الدخول عليها من هذه النافذة بدلا من الرجوع لقائمة REPORTS


النافذة الثالثة CUSTOMER:JOP LIST
وضع الاكواد للعملاء
و ذلك من الأيقونة الخاصة بـ CUSTأو من قائمة CUSTOMERSواختيار JOP:JCUSTOMERS حيث ستظهر علي الشكل التالي

حيث تتكون من
- من 5 أعمدة إيضاحية
1-NAME :- و هو عبارة عن اسم العميل وكود العميل
2-BALANCE :- عبارة عن الرصيد الحالي للعميل
3-NOTES :- عبارة عن وضع أي ملاحظات خاصة بهذا العميل وتماما كما في حالة الموردين
4-JOP STATUS:-حيث توضح وضع العميل الحالي و الذي تم اختياره عند إنشاء كود العميل وذلك من الجزء الخاص بـ JOP INFO و التي سيتم شرحها فيما بعد
5-ESTIMATE TOTAL :- حيث توضح المبيعات التقديرية و المتوقعة من العميل و التي يتم إنشاءها من CREATE ESTIMATES و ذلك من CUSTOMER و سيتم تناولها فيما بعد في جزء المبيعات.
- من 3 قوائم منسدلة
أولا :-CUSTOMER :JOP و تنقسم إلي
1-NEW :- تعني إنشاء عميل جديد و تأخذ الشكل التالي:-


و تتكون من
بيانات أساسية
1-CUSTOMER NAME:- وضع كود للعميل يليه اسم العميل
2-OPENING BALANCE :- وضع رصيد افتتاحي للعميل و ذلك إذا كانت الشركة تنشا لأول مرة و كان للعميل رصيد افتتاحي ثم وضع تاريخ الرصيد الافتتاحي في AS OF
ADDRESS INFO
و هي بيانات اختيارية لا تؤثر علي إنشاء حساب العميل
ADDITIONAL INFO
و هي بيانات إضافية للعميل كما بالشكل التالي

و تتكون من :-
1-TYPE :- وضع تصنيف للعملاء حيث بالضغط علي السهم و اختيار ADD NEW سيظهر الشكل التالي و تماما كما في حالة الموردين

2-TERMS :- وهي عبارة عن وضع شروط للتحصيل من العميل حيث بالضغط علي السهم واختيار ADD NEW سيظهر الشكل التالي ومن الأفضل استخدامها من داخل فاتورة البيع و تماما كما في حالة الموردين

3-REP :- تعني ربط العميل بأحد مندوبي المبيعات و ذلك بالضغط علي السهم و اختيار ADD NEW ستظهر الشاشة التالية

حيث تتكون من
-SALES REP NAME :- وضع اسم وكود للمندوب وذلك بالضغط علي السهم واختيار ADD NEW ستظهر الشاشة التالية

حيث يتم اختيار OTHER والضغط علي OK ستظهر الشاشة التالية حيث يتم كتابة كود المندوب واسم المندوب ولاحظ أن الكود سيكون من نفس مسلسل اكواد الموردين



-SALES REP INITIALS :- وهو وضع اختصار لاسم المندوب و يتم وضعه تلقائيا
- SALES REP TYPE:- وهو وضع نوع تصنيف المندوب و سيتم وضعه تلقائيا لما تم اختياره في شاشة SELECT NAME TYPE
4-SALES TAX INFORMATION :- و تتكون من
-TAX ITEM :- وهي عبارة عن وضع نسبة ثابتة لضريبة المبيعات مرتبطة بهذا العميل وذلك من خلال الضغط علي السهم واختيار النسبة مباشرة و ذلك في حالة إذا تم إنشاءها من قبل والتي سيتم شرحها فيما بعد في الجزء الخاص بـ ITEM ADD NEW أو الضغط علي ADD NEW وإنشاء النسبة الجديدة حيث ستظهر الشاشة التالية NEW ITEM حيث يتم اختيار SALES TAX ITEM راجع الجزء الخاص بـ ITEM


-TAX CODE :- حيث تشمل اختيارين خاضع لضريبة المبيعات أو غير خاضع حيث طبقا للاختيار ستظهر ضريبة المبيعات في الفاتورة تلقائيا حسب نوع الاختيار
 لاحظ انه من الممكن إضافة اكواد جديدة وذلك باختيار ADD NEW وبوصف جديد مثل إضافة كود 003 الوصف خاضع ثم يتم تنشيط TAXABLE
-PRICE LEVEL:- و ذلك في حالة وضع مستوي أسعار متزايدة أو متناقصة للعميل حيث بالضغط علي السهم و اختيار ADD NEW سيظهر الشكل التالي


و تتكون من
-PRICE LEVEL :- وضع اسم لمستوي السعر
-INCREASE SALES PRICE BY :- اذا كان مستوي السعر بالزيادة
-REDUCE SALES PRICE BY:- اذا كان مستوي السعر في الانخفاض
-PERCENTAGE:- وضع نسبة الزيادة او الانخفاض
 لاحظ أن :-
1- لاجراء الامر السابق يجب عند انشاء كود الصنف وضع سعر بيع له
2- لاختيار السعر سواء السعر الاصلي او السعر بعد الزيادة يتم ذلك من الضغط علي السهم في حقل RATE في فاتورة المبيعات
3- ان وضع مستوي سعر لاي عميل من الممكن استخدامه لباقي العملاء

PAYMENT INFO
كما بالشكل التالي

حيث تتكون من
-CREDIT LIMIT :- حيث يتم وضع حد ائتمان للعميل كما في حالة الموردين
-PREFERRED PAYMENT METHOD :- حيث يتم اختيار طريقة الدفع المفضلة للعميل
JOP INFO
كما بالشكل التالي

وهي تبين حالة العميل فهل هو مؤجل التعامل معه ام تم اغلاق حسابه ام ...
 ملحوظة هامة :- كل ما سبق الضروري منه فقط وضع كود العميل و اسم العميل فقط
2-EDIT :- و ذلك في حالة التعديل و تماما كما في دليل الحسابات
3-DELETE :- و ذلك في حالة الحذف و تماما كما في دليل الحسابات
4-ADD JOP :- و ذلك إذا كان للعميل فروع حيث باختيارها ستظهر الشاشة التالية


وهي تماما كما في انشاء كود العميل ، و يتم ذلك بالوقوف علي اسم العميل من CUSTOMER :JOP واختيار ADD JOP وعليه سيظهر CUSTOMER :JOP كما بالشكل التالي


5-MAKE IN ACTIVE :- و تستخدم لإخفاء احد العملاء كما في إنشاء دليل الحسابات
6-SHOW ALL CUSTOMERS :- و تستخدم لإظهار ما تم إخفاءه كما في إنشاء دليل الحسابات
ثانيا:- ACTIVITIES
وهي عبارة عن بعض شاشات إدخال أساسية و التي تتعلق بالعملاء والتي من الممكن الدخول عليها من هذه النافذة بدلا من الرجوع للقائمة الأساسية.
ثالثا:- REPORTS
وهي عبارة عن تقارير و التي من الممكن الدخول عليها من هذه النافذة بدلا من الرجوع لقائمة REPORTS